Was sich wirklich automatisieren lässt.

Buchhaltung

Rechnungen automatisch erstellen und versenden

Am Monatsende sitzt du mit der Auftragsliste vor dem Rechnungsprogramm und tippst ab, was ohnehin schon digital vorliegt. Bei zwanzig Rechnungen sind das zwei Stunden, in denen kein Geld verdient wird — und jede abgetippte Zahl ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher.

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Buchhaltung Schweiz

Schweizer QR-Rechnung automatisch erzeugen

Seit dem Wegfall des roten und orangen Einzahlungsscheins braucht jede Schweizer Rechnung einen QR-Code mit korrekt kodierter IBAN, Referenz und Betrag. Von Hand im Portal erzeugt, ist das pro Rechnung ein eigener Arbeitsgang — und ein falsch gesetztes Feld fällt erst auf, wenn die Zahlung nicht zugeordnet werden kann.

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Buchhaltung

Mahnungen automatisch verschicken

Offene Rechnungen nachzuverfolgen ist unangenehm und wird deshalb aufgeschoben. Das Geld kommt später, manchmal gar nicht — nicht weil der Kunde nicht zahlen will, sondern weil ihn niemand erinnert hat.

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Buchhaltung

Belege fotografieren und automatisch verbuchen

Quittungen sammeln sich im Portemonnaie, im Handschuhfach und in der Fototgalerie. Einmal im Quartal wird alles sortiert, abgetippt und abgeheftet — ein halber Tag, der niemandem Freude macht und bei dem regelmässig Belege fehlen.

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Auswertung

Wochenreport automatisch aus den Zahlen bauen

Jeden Montag dieselbe halbe Stunde: Tabelle öffnen, Summen ziehen, Zahlen in eine Mail tippen, verschicken. Die Arbeit ist immer gleich, das Ergebnis interessiert alle — und trotzdem macht sie jemand von Hand.

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Vertrieb

Anfragen aus dem Kontaktformular automatisch verteilen

Anfragen landen alle im selben Sammelpostfach. Wer zuerst hineinschaut, entscheidet, was zuerst bearbeitet wird — nicht die Dringlichkeit. Ernst gemeinte Anfragen liegen neben Werbung, und die Antwortzeit hängt davon ab, wer gerade Zeit hat.

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Vertrieb

Leads automatisch ins CRM übertragen

Kontakte kommen aus fünf Richtungen: Website, Messe, Newsletter, Empfehlung, Telefon. Alle landen woanders, keiner ist vollständig, und dieselbe Firma steht dreimal im System — einmal mit AG, einmal ohne, einmal falsch geschrieben.

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Vertrieb

Offerten schneller schreiben, ohne dass sie gleich klingen

Eine gute Offerte kostet eine Stunde. Die meiste Zeit geht nicht in den Preis, sondern in das Formulieren — dieselben Leistungsbeschreibungen, jedes Mal leicht anders, weil man die alte Datei nicht findet.

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Vertrieb

Termine buchen lassen, statt Mails hin und her zu schicken

Vier Mails für einen Termin: Vorschlag, Absage, Gegenvorschlag, Bestätigung. Und dann erscheint der Kunde nicht, weil er es vergessen hat und niemand ihn erinnert hat.

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Vertrieb

Kundenbewertungen automatisch einsammeln

Zufriedene Kunden bewerten selten von sich aus, unzufriedene fast immer. Das Ergebnis ist ein Profil, das schlechter aussieht als die tatsächliche Arbeit — einfach weil niemand systematisch fragt.

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Content

Aus einem Blogartikel mehrere Social-Media-Beiträge machen

Der Artikel ist geschrieben, veröffentlicht — und dann passiert nichts mehr. Die Verwertung auf den Kanälen bleibt liegen, weil sie sich wie zusätzliche Arbeit anfühlt, obwohl der Inhalt längst da ist.

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SEO

SEO-Texte schreiben, die nicht nach KI klingen

Texte für die Suche zu schreiben, ist mühsam und wiederholt sich. Wer es dem Sprachmodell überlässt, bekommt austauschbare Fliesstexte mit vielen Wörtern und wenig Inhalt — erkennbar an Wendungen wie »in der heutigen schnelllebigen Zeit«.

ChatGPT · Claude · Gemini

Content

Newsletter aus vorhandenen Inhalten zusammenstellen

Der Newsletter sollte alle zwei Wochen raus. Tatsächlich kommt er alle zwei Monate, weil das Zusammenstellen jedes Mal bei null anfängt — obwohl in der Zwischenzeit genug passiert ist.

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E-Commerce

Produktbeschreibungen aus Datenblättern erzeugen

Vierhundert Artikel im Shop, davon dreihundert mit einer Beschreibung, die aus dem Lieferantenkatalog kopiert wurde. Dieselben Sätze stehen bei allen Händlern — für die Suche wertlos und für den Kunden nichtssagend.

n8n · Make · ChatGPT

Content

Social-Media-Beiträge im Voraus planen und einplanen

Gepostet wird, wenn gerade Zeit ist. Das ergibt drei Beiträge in einer Woche und dann drei Wochen Stille. Reichweite entsteht aber durch Verlässlichkeit, nicht durch Schübe.

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Kundenservice

Wiederkehrende Kundenanfragen schneller beantworten

Achtzig Prozent der Anfragen sind Varianten derselben zehn Fragen. Trotzdem wird jede einzeln getippt, weil vorgefertigte Textbausteine unpersönlich wirken und deshalb nicht benutzt werden.

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Kundenservice

Support-Tickets automatisch einordnen und priorisieren

Der Ticketeingang ist eine lange Liste ohne Ordnung. Ein Ausfall beim grössten Kunden steht zwischen einer Frage zur Rechnungsadresse und einer Werbemail — und wird erst nach zwei Stunden entdeckt.

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Entwicklung

Code-Reviews mit einem Sprachmodell vorbereiten

Reviews bleiben liegen, weil sie Konzentration brauchen und niemand sie zwischen zwei Terminen macht. Was durchgeht, geht durch — und Fehler, die beim genauen Hinsehen sofort auffallen würden, landen in der Produktion.

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Entwicklung

Tests für bestehenden Code erzeugen lassen

Der Code läuft, Tests gibt es keine. Sie nachträglich zu schreiben ist undankbar: viel Aufwand, kein sichtbares Ergebnis — bis zum ersten Umbau, bei dem niemand weiss, was noch funktioniert.

Claude · ChatGPT

Entwicklung

Pull Requests automatisch zusammenfassen

Der Titel lautet »fix stuff«, die Beschreibung ist leer. Wer das Review macht, muss sich den Zweck aus dreissig geänderten Dateien selbst erschliessen — und schiebt es deshalb auf.

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Entwicklung

Changelog aus den Commits erzeugen

Vor jeder Veröffentlichung dieselbe Frage: Was ist eigentlich drin? Die Commit-Liste beantwortet das nicht, weil sie für Entwickler geschrieben ist und nicht für die Leute, die das Produkt benutzen.

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Daten

Daten aus mehreren Tabellen automatisch zusammenführen

Die Zahlen liegen in vier Tabellen mit unterschiedlichem Aufbau. Einmal im Monat werden sie von Hand zusammenkopiert — mit Spaltenverschiebungen, doppelten Zeilen und einer Endsumme, die niemand mehr nachvollziehen kann.

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Daten

Daten aus PDF-Dateien automatisch auslesen

Lieferscheine, Eingangsrechnungen und ausgefüllte Formulare kommen als PDF. Die Zahlen daraus werden von Hand in eine Tabelle übertragen — jeden Tag, immer dieselben Felder, mit den üblichen Tippfehlern.

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Büro

Das Postfach automatisch vorsortieren

Zweihundert Mails am Tag, davon zwanzig, die dich wirklich betreffen. Die restlichen einhundertachtzig kosten trotzdem Aufmerksamkeit, weil jede einzeln beurteilt werden muss.

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Büro

Protokolle aus Besprechungen automatisch erstellen

Nach der Sitzung erinnert sich jeder an etwas anderes. Das Protokoll schreibt niemand, weil es eine halbe Stunde kostet — und zwei Wochen später ist unklar, wer was zugesagt hat.

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Personal

Bewerbungen vorsortieren, ohne unfair zu werden

Auf eine Ausschreibung kommen zweihundert Bewerbungen in fünf verschiedenen Formaten. Wer sie durchsieht, ist nach dreissig unkonzentriert — und die letzten fünfzig bekommen weniger Aufmerksamkeit als die ersten.

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Personal

Stellenausschreibungen schreiben, auf die sich Leute melden

Die Ausschreibung besteht aus denselben Bausteinen wie alle anderen: dynamisches Team, spannende Aufgaben, flache Hierarchien. Wer sie liest, erfährt nicht, was die Arbeit tatsächlich ausmacht — und meldet sich entsprechend selten.

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