Buchhaltung
Mahnungen automatisch verschicken
Offene Rechnungen nachzuverfolgen ist unangenehm und wird deshalb aufgeschoben. Das Geld kommt später, manchmal gar nicht — nicht weil der Kunde nicht zahlen will, sondern weil ihn niemand erinnert hat.
- Aufbau
- 2–3 Stunden
- Spart
- Deutlich kürzere Zahlungsfristen, weil nichts liegen bleibt
- Womit
- n8n · Make · Google Sheets
So läuft es ab
- 1
Zahlungseingänge abgleichen
Täglich prüfen, welche Rechnungen bezahlt wurden. Bei QR-IBAN mit Referenz geht das automatisch, sonst über den Kontoauszug.
- 2
Fristen prüfen
Alles, was über dem Zahlungsziel liegt, wandert in eine Liste — gestaffelt nach 7, 14 und 30 Tagen Verzug.
- 3
Ton nach Stufe wählen
Die erste Erinnerung ist freundlich und geht von einem Versehen aus. Erst die dritte wird formell und nennt Konsequenzen.
- 4
Verschicken und festhalten
E-Mail raus, Datum und Stufe am Auftrag vermerkt. So sieht jeder im Team sofort, wo ein Vorgang steht.
Wo es nicht funktioniert
Lass die letzte Stufe nie vollautomatisch laufen. Eine formelle Mahnung an einen guten Kunden, der gerade eine Rechnung reklamiert hat, kostet mehr als sie einbringt. Baue vor der letzten Stufe eine Freigabe ein.
Fertig gebaut kaufen
Wenn du den Aufbau überspringen willst — aus der Kategorie Automatisierung.
Termin buchen, bestätigen, erinnern
Buchung → Pflichtfelder und Zeitraum prüfen → Kalender live abfragen → Doppelbuchung verhindern → eintragen → sofort bestätigen → Antwort ans Formular. Dazu ein zweiter Zweig, der stündlich nach Terminen in 24 Stunden sucht und erinnert. 10 Nodes.
Postfach vorsortieren — beschriften statt verschieben
Neue Mail → auf das Nötige kürzen → einordnen (Haiku, günstig) → nur bei Sicherheit über 70 % handeln → beschriften → bei »dringend« das Team benachrichtigen. 8 Nodes.
Belege fotografieren, auslesen, verbuchen
Drive-Ordner → Datei laden → Beleg auslesen (Claude Vision) → Plausibilität prüfen (MWST gegen Brutto, Datum, Lesbarkeit) → Weiche → Buchhaltung oder Prüfliste. 7 Nodes, deutschsprachig benannt.
Häufige Fragen
Wann darf ich Verzugszinsen verlangen?
In der Schweiz gerät ein Kunde nach Ablauf des vereinbarten Zahlungsziels in Verzug, andernfalls nach einer Mahnung. Der gesetzliche Verzugszins liegt bei 5 Prozent pro Jahr, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Für den konkreten Fall lohnt eine kurze Rückfrage bei einer Rechtsberatung.
Wie viele Mahnungen sind sinnvoll?
Drei Stufen haben sich eingebürgert: eine freundliche Erinnerung, eine deutlichere Mahnung mit Frist, und eine letzte Aufforderung vor Übergabe an das Inkasso. Mehr Stufen verwässern nur die Wirkung.
Was, wenn jemand bereits bezahlt hat und trotzdem gemahnt wird?
Genau deshalb muss der Zahlungsabgleich unmittelbar vor dem Versand laufen, nicht am Vortag. Und die Erinnerung sollte immer den Satz enthalten, dass sie sich erübrigt, falls die Zahlung bereits unterwegs ist.