Daten
Daten aus PDF-Dateien automatisch auslesen
Lieferscheine, Eingangsrechnungen und ausgefüllte Formulare kommen als PDF. Die Zahlen daraus werden von Hand in eine Tabelle übertragen — jeden Tag, immer dieselben Felder, mit den üblichen Tippfehlern.
- Aufbau
- 3–4 Stunden
- Spart
- 5 Minuten pro Dokument
- Womit
- n8n · Make · Claude
So läuft es ab
- 1
Eingang überwachen
Ein Postfach oder ein Ordner. Neue Datei löst den Ablauf aus.
- 2
Text gewinnen
Bei erzeugten PDFs direkt, bei eingescannten über Texterkennung.
- 3
Felder herausziehen
Ein Sprachmodell findet Lieferantenname, Nummer, Datum und Beträge auch dann, wenn jedes Dokument anders aufgebaut ist.
- 4
Ablegen und verknüpfen
Zeile in die Tabelle, Datei in den Ordner, beides miteinander verlinkt.
Wo es nicht funktioniert
Bei Beträgen zählt jede Stelle. Lass Zahlen gegen eine Plausibilitätsregel laufen — etwa Summe der Positionen gegen Gesamtbetrag — und schick alles, was nicht aufgeht, in die Prüfung statt in die Buchhaltung.
Fertig gebaut kaufen
Wenn du den Aufbau überspringen willst — aus der Kategorie Automatisierung.
Termin buchen, bestätigen, erinnern
Buchung → Pflichtfelder und Zeitraum prüfen → Kalender live abfragen → Doppelbuchung verhindern → eintragen → sofort bestätigen → Antwort ans Formular. Dazu ein zweiter Zweig, der stündlich nach Terminen in 24 Stunden sucht und erinnert. 10 Nodes.
Postfach vorsortieren — beschriften statt verschieben
Neue Mail → auf das Nötige kürzen → einordnen (Haiku, günstig) → nur bei Sicherheit über 70 % handeln → beschriften → bei »dringend« das Team benachrichtigen. 8 Nodes.
Belege fotografieren, auslesen, verbuchen
Drive-Ordner → Datei laden → Beleg auslesen (Claude Vision) → Plausibilität prüfen (MWST gegen Brutto, Datum, Lesbarkeit) → Weiche → Buchhaltung oder Prüfliste. 7 Nodes, deutschsprachig benannt.
Häufige Fragen
Funktioniert das mit eingescannten Dokumenten?
Ja, über Texterkennung. Die Qualität hängt stark von der Vorlage ab: Ein sauberer Scan mit 300 dpi liefert gute Ergebnisse, ein schiefes Handyfoto deutlich schlechtere.
Muss ich für jedes Format eine eigene Vorlage bauen?
Das war früher so. Ein Sprachmodell findet die Felder auch in unbekannten Aufbauten — dafür ist es weniger vorhersehbar als eine feste Vorlage. Bei wenigen, immer gleichen Lieferanten ist die Vorlage stabiler.
Wohin gehen meine Dokumente dabei?
An den Anbieter des Sprachmodells, sofern du eines einsetzt. Bei Eingangsrechnungen mit Kundendaten ist das ein Punkt, den du prüfen musst — es gibt auch Texterkennung, die vollständig auf dem eigenen Server läuft.