Automatisierung · n8n

Termin buchen, bestätigen, erinnern

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Das steckt drin

Automatisch aus der Datei gelesen

Schritte

externe Dienste

Platzhalter

Ablauf

1
Buchung kommt reinWebhook · startet den Ablauf
2
Buchung prüfenEigene Logik
3
Ist der Platz frei?Google Calendar
4
Doppelbuchung verhindernEigene Logik
5
Termin eintragenGoogle Calendar
6
Sofort bestätigenGmail
7
Antwort an das FormularWebhook-Antwort
8
Stündlich nach Erinnerungen sehenZeitplan · startet den Ablauf
9
Termine in 24 StundenGoogle Calendar
10
Erinnerung schickenGmail

Dafür brauchst du einen Zugang bei

Gmail
Google Calendar

✓ Keine fremden Zugangsdaten in der Datei✓ Startet automatisch: Webhook

Beschreibung

Zwei Abläufe in einer Datei. Der erste nimmt Buchungen entgegen und bestätigt sie sofort. Der zweite läuft stündlich und erinnert einen Tag vorher. Gegen Doppelbuchungen wird live gegen den Kalender geprüft, nicht gegen eine zwischengespeicherte Liste — sonst bekommen zwei Leute, die gleichzeitig buchen, dasselbe Zeitfenster. Termine in der Vergangenheit und mehr als 90 Tage voraus werden abgelehnt. Die Erinnerung 24 Stunden vorher ist der Teil, der am meisten bringt: Sie senkt die Zahl der vergessenen Termine deutlich, und sie kostet nichts.

Vorschau

Buchung → Pflichtfelder und Zeitraum prüfen → Kalender live abfragen → Doppelbuchung verhindern → eintragen → sofort bestätigen → Antwort ans Formular. Dazu ein zweiter Zweig, der stündlich nach Terminen in 24 Stunden sucht und erinnert. 10 Nodes.

Einrichtung

Drei Platzhalter ersetzen — dreimal die Kalender-ID (HIER_KALENDER_EINSETZEN). Zugangsdaten für Google Calendar und Gmail anlegen. Dein Buchungsformular schickt einen POST an den Webhook mit: name, email, start (ISO-Format), dauer_minuten, anliegen. Der Workflow antwortet mit JSON. Wichtig: Öffne nicht den ganzen Kalender. Lege Sperrzeiten und Puffer im Kalender selbst an, sonst landen Termine direkt hintereinander oder in der Mittagspause.

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