Buchhaltung
Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Am Monatsende sitzt du mit der Auftragsliste vor dem Rechnungsprogramm und tippst ab, was ohnehin schon digital vorliegt. Bei zwanzig Rechnungen sind das zwei Stunden, in denen kein Geld verdient wird — und jede abgetippte Zahl ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher.
- Aufbau
- 2–4 Stunden für den Aufbau, danach läuft es
- Spart
- Bei 20 Rechnungen im Monat rund 2 Stunden
- Womit
- n8n · Make · Google Sheets · Airtable
So läuft es ab
- 1
Auslöser festlegen
Ein neuer Eintrag in der Auftragstabelle, ein abgeschlossenes Projekt im Projektwerkzeug oder schlicht der erste Werktag im Monat.
- 2
Daten zusammensuchen
Kundenadresse, Positionen, Stundensätze und Mehrwertsteuersatz kommen aus der Quelle, in der sie ohnehin gepflegt werden.
- 3
Rechnung erzeugen
Die Daten fliessen in eine Vorlage. Rechnungsnummer wird fortlaufend vergeben, das PDF entsteht ohne Zutun.
- 4
Versenden und ablegen
Die Rechnung geht per E-Mail an den Kunden, eine Kopie landet im Buchhaltungsordner und der Status wandert in der Tabelle auf »verschickt«.
Wo es nicht funktioniert
Sobald Rechnungen individuell verhandelte Rabatte, Teilzahlungen oder mehrere Währungen enthalten, wird die Vorlage schnell unübersichtlich. Für solche Fälle lohnt sich ein richtiges Rechnungsprogramm mit Schnittstelle — die Automatisierung übernimmt dann nur Auslöser und Versand.
Fertig gebaut kaufen
Wenn du den Aufbau überspringen willst — aus der Kategorie Automatisierung.
Rechnung mit Schweizer QR-Code — automatisch erstellt und versendet
Webhook → Pflichtfelder prüfen → Netto/MWST/Brutto rechnen → Swico-QR-Referenz bauen → QR-Code erzeugen → HTML-Rechnung setzen → per Mail versenden → Bestätigung zurückgeben. 8 Nodes, deutschsprachig benannt.
Termin buchen, bestätigen, erinnern
Buchung → Pflichtfelder und Zeitraum prüfen → Kalender live abfragen → Doppelbuchung verhindern → eintragen → sofort bestätigen → Antwort ans Formular. Dazu ein zweiter Zweig, der stündlich nach Terminen in 24 Stunden sucht und erinnert. 10 Nodes.
Postfach vorsortieren — beschriften statt verschieben
Neue Mail → auf das Nötige kürzen → einordnen (Haiku, günstig) → nur bei Sicherheit über 70 % handeln → beschriften → bei »dringend« das Team benachrichtigen. 8 Nodes.
Häufige Fragen
Ist eine automatisch erstellte Rechnung rechtlich gültig?
Ja, sofern alle Pflichtangaben enthalten sind: vollständige Adressen von Absender und Empfänger, Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Leistungsbeschreibung, Betrag und — falls mehrwertsteuerpflichtig — die Steuernummer und der Steuersatz. Wie die Rechnung entstanden ist, spielt keine Rolle.
Was passiert, wenn die Automatisierung mitten im Lauf abbricht?
Ein sauber gebauter Ablauf schreibt den Status erst nach dem erfolgreichen Versand zurück. Bricht er vorher ab, bleibt der Auftrag auf »offen« und wird beim nächsten Lauf erneut versucht. Wichtig ist, dass die Rechnungsnummer erst im letzten Schritt vergeben wird, sonst entstehen Lücken.
Brauche ich dafür Programmierkenntnisse?
Nein. n8n und Make werden zusammengeklickt. Was du brauchst, ist Geduld beim ersten Aufbau und eine klare Vorstellung davon, wo deine Daten liegen.