Buchhaltung
Belege fotografieren und automatisch verbuchen
Quittungen sammeln sich im Portemonnaie, im Handschuhfach und in der Fototgalerie. Einmal im Quartal wird alles sortiert, abgetippt und abgeheftet — ein halber Tag, der niemandem Freude macht und bei dem regelmässig Belege fehlen.
- Aufbau
- 3–4 Stunden
- Spart
- Ein halber Tag pro Quartal
- Womit
- n8n · Make · Google Drive
So läuft es ab
- 1
Beleg abfotografieren
Foto in einen bestimmten Ordner in der Cloud oder per Nachricht an einen Kanal. Der Auslöser ist die neue Datei.
- 2
Text auslesen
Ein Texterkennungsdienst liest Händler, Datum, Betrag und Mehrwertsteuer aus dem Bild.
- 3
Prüfen und einordnen
Ein Sprachmodell ordnet den Beleg einer Kostenstelle zu und markiert unklare Fälle, statt zu raten.
- 4
Ablegen
Zeile in die Buchhaltungstabelle, Datei umbenannt nach Datum und Händler in den Jahresordner.
Wo es nicht funktioniert
Texterkennung scheitert an zerknitterten Thermobons und schlechtem Licht. Rechne mit einer Trefferquote um 90 Prozent und baue die Automatisierung so, dass unsichere Belege in einer Prüfliste landen statt falsch verbucht zu werden.
Fertig gebaut kaufen
Wenn du den Aufbau überspringen willst — aus der Kategorie Automatisierung.
Belege fotografieren, auslesen, verbuchen
Drive-Ordner → Datei laden → Beleg auslesen (Claude Vision) → Plausibilität prüfen (MWST gegen Brutto, Datum, Lesbarkeit) → Weiche → Buchhaltung oder Prüfliste. 7 Nodes, deutschsprachig benannt.
Termin buchen, bestätigen, erinnern
Buchung → Pflichtfelder und Zeitraum prüfen → Kalender live abfragen → Doppelbuchung verhindern → eintragen → sofort bestätigen → Antwort ans Formular. Dazu ein zweiter Zweig, der stündlich nach Terminen in 24 Stunden sucht und erinnert. 10 Nodes.
Postfach vorsortieren — beschriften statt verschieben
Neue Mail → auf das Nötige kürzen → einordnen (Haiku, günstig) → nur bei Sicherheit über 70 % handeln → beschriften → bei »dringend« das Team benachrichtigen. 8 Nodes.
Häufige Fragen
Reicht ein Foto als Beleg für die Steuer?
In der Schweiz ist die elektronische Aufbewahrung zulässig, solange die Belege unverändert und über die gesetzliche Frist von zehn Jahren lesbar bleiben. Wichtig ist eine nachvollziehbare Ablage — das Original darf danach weg.
Wie zuverlässig erkennt die Automatisierung den Betrag?
Bei sauberen Kassenzetteln sehr zuverlässig. Kritisch wird es bei Bons mit mehreren Beträgen — Zwischensumme, Trinkgeld, Gesamtbetrag. Deshalb sollte der erkannte Betrag beim ersten Aufbau eine Zeit lang stichprobenhaft geprüft werden.
Kann ich das mit meinem Treuhänder kombinieren?
Ja, und das ist meist der beste Weg: Die Automatisierung übernimmt das Sammeln und Vorsortieren, dein Treuhänder bekommt am Quartalsende eine saubere Tabelle mit verlinkten Belegen statt eines Schuhkartons.