Büro
Das Postfach automatisch vorsortieren
Zweihundert Mails am Tag, davon zwanzig, die dich wirklich betreffen. Die restlichen einhundertachtzig kosten trotzdem Aufmerksamkeit, weil jede einzeln beurteilt werden muss.
- Aufbau
- 2–3 Stunden
- Spart
- Rund eine Stunde am Tag
- Womit
- n8n · Make · Gmail
So läuft es ab
- 1
Eingang lesen
Jede neue Mail wird geprüft, bevor sie im Posteingang auffällt.
- 2
Einordnen
Rechnung, Anfrage, Newsletter, interne Abstimmung, Werbung — nach einer festen Liste.
- 3
Ableiten
Rechnungen zur Buchhaltung, Anfragen ins Ticketsystem, Newsletter in einen Leseordner.
- 4
Zusammenfassen
Einmal täglich eine kurze Übersicht: was einsortiert wurde und was auf dich wartet.
Wo es nicht funktioniert
Verschiebe am Anfang nichts, sondern vergib nur Beschriftungen. Eine falsch einsortierte wichtige Mail fällt erst auf, wenn es zu spät ist — nach zwei Wochen Beobachtung siehst du, worauf du die Automatisierung loslassen kannst.
Fertig gebaut kaufen
Wenn du den Aufbau überspringen willst — aus der Kategorie Automatisierung.
Postfach vorsortieren — beschriften statt verschieben
Neue Mail → auf das Nötige kürzen → einordnen (Haiku, günstig) → nur bei Sicherheit über 70 % handeln → beschriften → bei »dringend« das Team benachrichtigen. 8 Nodes.
Termin buchen, bestätigen, erinnern
Buchung → Pflichtfelder und Zeitraum prüfen → Kalender live abfragen → Doppelbuchung verhindern → eintragen → sofort bestätigen → Antwort ans Formular. Dazu ein zweiter Zweig, der stündlich nach Terminen in 24 Stunden sucht und erinnert. 10 Nodes.
Belege fotografieren, auslesen, verbuchen
Drive-Ordner → Datei laden → Beleg auslesen (Claude Vision) → Plausibilität prüfen (MWST gegen Brutto, Datum, Lesbarkeit) → Weiche → Buchhaltung oder Prüfliste. 7 Nodes, deutschsprachig benannt.
Häufige Fragen
Ist es sicher, ein Sprachmodell ins Postfach zu lassen?
Es ist ein Eingriff, der bedacht sein will. Vergib möglichst enge Rechte — Lesen und Beschriften genügt oft — und prüfe, was der Anbieter mit den Inhalten macht. Für Postfächer mit Mandantendaten ist eine Lösung auf eigenem Server der bessere Weg.
Was, wenn eine wichtige Mail falsch einsortiert wird?
Deshalb nur beschriften statt verschieben, und alles Unklare unangetastet lassen. Eine Automatisierung, die im Zweifel nichts tut, ist besser als eine, die im Zweifel handelt.
Kann sie auch antworten?
Sie kann Entwürfe vorbereiten. Automatisch verschickte Antworten sind ein anderes Thema und brauchen deutlich mehr Vorsicht.